İSTANBUL TEKSTİL VE HAMMADDELERİ İHRACATÇILARI BİRLİĞİ KREATİF ve GRAFİK AJANS HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ

EK 1

 

İSTANBUL TEKSTİL VE HAMMADDELERİ İHRACATÇILARI BİRLİĞİ KREATİF ve GRAFİK AJANS HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ

 

GENEL

Kreatif ve Grafik ajans işi için teklifler alınacaktır.

 

İDARE: İstanbul Tekstil ve Hammaddeleri İhracatçıları Birliği kısaca BİRLİK olarak anılacaktır.

 

İSTEKLİ: Teklif Sahibi Firma.

 

İŞİN KAPSAMI:

 

İstanbul Tekstil ve Hammaddeleri İhracatçıları Birliği'nin gerçekleştireceği uluslararası fuarlar, heyetler, yarışmalar ve çeşitli organizasyonların tanıtım çalışmalarının yaratıcı konsept ve uygulamaları

Çalışma Dönemi 2021-2022 Temmuz

Amaç:

İşbu şartname İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği bünyesindeki İstanbul Tekstil ve Hammaddeleri İhracatçıları Birliği tarafından tanıtım faaliyetlerinin amacına uygun bir şekilde yürütülmesi ve etkinlikten beklenen maksimum faydanın sağlanması için takip edilecek işlerin belirlenmesidir.

 

İSTEKLİNİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ

1. İSTEKLİ, BİRLİK'in misyonuna, fuar etkinliklerinin amacına ve kimliğine uygun marka kimliği ve strateji çalışmalarının sonucunda; inovatif, modaya uygun, popüler, ikonik bir reklam kampanyası hazırlayacaktır.
2. Fuarda kullanılacak reklam kampanyası fikri İSTEKLİ tarafından oluşturulacak ve BİRLİK'in yazılı onayına sunulacaktır.
3. Kampanya fikri İSTEKLİ tarafından, BİRLİK tarafından uygun ve belirlenecek ölçülerde aşağıdaki mecralara da uygulanacaktır. Logo tasarımı, konsept tasarımı, ilan, afiş, broşür, föy, kit, davetiye, mailing, kartvizit, katalog, fuar alanı brandingleri (Stand, ilanlar, ayaklı banner, light-box, tavandan asılı bannerlar, yürüyen merdiven reklamı, şehir brandingi v.b.)
4. Aşağıdaki tabloda (Tablo-1) bulunan etkinliklerle ilgili çalışılmalara 2 ay öncesinde başlanacak olup çalışma süresi fuar bitiş tarihinde sona ermektedir.
5. İlerleyen dönemlerde yeni organizasyonların yapılması da söz konusu olup, bu organizasyonlar için de İSTEKLİ sözleşme kapsamında hizmet verecektir.
6. Aşağıdaki tabloda belirtilmeyen sonradan çıkabilecek reklam çalışmaları dahilinde farklı iş konularında da İSTEKLİ sözleşme kapsamında hizmet verecektir.
7. BİRLİK kuruluş amacı çerçevesinde tanıtım çalışmaları ile, Türk tekstil sektörünün ihracatına ivme kazandıracak şekilde tanıtım stratejilerini oluşturarak, başta mevcut ihracat pazarları olmak üzere, bütün dünyada sektörün pazar payını artırmak, dünyada Türk tekstili imajını yaratmak, tanıtım ve markalaşma konusunda kalıcılık sağlamayı hedeflemekte olup, İSTEKLİ gerçekleştirdiği çalışmalarda söz konusu hedeflere uygun davranacaktır.
8. İSTEKLİ, hizmete konu olan çalışmaların konseptini belirleyecek, kreatif ve grafik tasarımlarını hazırlayarak BİRLİK'in onayına sunacaktır. BİRLİK'in onayından sonra bahse konu çalışmaların basımı ve/veya yayınlanması sürecinde İSTEKLİ teknik destek sağlayacaktır.

 

Tablo -1: 2021-2022 Yılları Arasına Planlanan Etkinlikler

Etkinlik Adı	Etkinlik Tipi	İşin Konusu
I of the World – Turkiye (yılda iki - kesinleşmiş)	Sektörel Türk İhraç Ürünleri Fuarı	Web Bannerları, Fuar Alanı Reklam Bannerları, Katalog, Davetiye, Flyer, Çanta, Bloknot, Kalem, Mailing ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması, motto
Munich Fabric Start (yılda iki - kesinleşmiş)	Milli Katılım Fuarı	Web Bannerları, Fuar Alanı Reklam Bannerları, Katalog, Flyer, Mailing ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması
Premiere Vision Fabrics (yılda iki - kesinleşmiş)	Milli Katılım Fuarı	Web Bannerları, Fuar Alanı Reklam Bannerları, Katalog, Flyer, Çanta, Bloknot, Trend Kitapçığı, Kalem, Mailing ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması
London Textile Fair (yılda iki - kesinleşmiş)	Milli Katılım Fuarı	Web Bannerları, Fuar Alanı Reklam Bannerları, Katalog ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması
Techtextil Frankfurt 2022 (2 yılda 1 kez – kesinleşmiş)	Milli Katılım Fuarı	Web Bannerları, Fuar Alanı Reklam Bannerları, Katalog, Davetiye, Flyer, Çanta, Bloknot, Kalem, Mailing ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması, motto, fuar duyuru görseli
Ticaret Heyetleri (yılda iki - tahmini)	Ticaret Heyeti (fiziki)	Web Bannerları, Alan Bannerları, Katalog, Mailing, Roll Up, Yaka Kartı, Masa İsimlik ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması
Sanal Ticaret Heyetleri (yılda iki - tahmini)	Sanal Heyetler	Web Bannerları, Katalog, Mailing, ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması
Alım Heyetleri (yılda üç - planlanan)	Alım Heyeti (fiziki)	Web Bannerları, Alan Bannerları, Katalog, Mailing, Roll Up, Yaka Kartı, Masa İsimlik ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması
Kumaş Tasarım Yarışması (yılda bir - kesinleşmiş)	Yarışma	Web Bannerları, Katalog, Davetiye, Flyer, Afiş, Backdrop, Alan Giydirme, Ödül, Promosyon Ürün, Çanta, Bloknot, Kalem, Mailing ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması
Türkiye Tasarım Haftası (yılda bir – kesinleşmiş)	Tasarım Haftası	Flyer, Afiş, Promosyon Ürün, Alan Giydirme, Stand Görsel Tasarım, Backdrop, Katalog, Web Banner, Roll Up ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması
Tekstil Trend Semineri (yılda 2 – kesinleşmiş)	Trend Semineri (fiziki veya sanal da olabilir)	Backdrop, Alan Giydirme, Roll Up, Web Bannerları, Katalog, Flyer, Çanta, Bloknot, Trend Kitapçığı, Mailing ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması
İTHİB Ödül Töreni (Yılda bir – planlanan)	Ödül Töreni	Backdrop, Alan Giydirme, Roll Up, Web Bannerları, Katalog, Flyer, Çanta, Bloknot, Trend Kitapçığı, Mailing ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması
GMO Free Turkish Cotton Projesi (Proje boyunca)	Türkiye Tanıtım Grubu Projesi	Flyer, Afiş, Promosyon Ürün, Çanta, Bloknot, Kalem, Backdrop, Katalog, Web Banner, Roll Up ve diğer tanıtım işlerinin tasarımlarının yapılması
Faaliyet Raporu (Yılda bir – kesinleşmiş)	Faaliyet Raporu	Rapor tasarımı, İTHİB'in faaliyet raporu haberlerinin – konu başlıklarının derlenmesi, oluşturulan içeriklerin rapor diline uygun bir formata çekilmesi
Kurumsal kimlik çalışması (Bir defaya mahsus)	Kurumsal Kimlik	Kurumun slogan, kurumsal renk ve fontunun belirlenmesi, belirlenen çalışmaların sosyal medya, rapor, dosya ve diğer mecralarda nasıl kullanılması gerektiğinin tespiti
AR-GE Şubesi Tarafından Gerçekleştirilecek Muhtelif Faaliyetler	AR-GE Şubesi Tarafından Gerçekleştirilecek Muhtelif Faaliyetler	Duyuru, Rapor, Katalog, Afiş, Mobil Uygulama ve Web Çalışmaları, Sosyal Medya Çalışmaları, Çalıştay-Konferans vb. etkinlikler, uluslararası mecralarda tanıtım materyaller dahil tüm tanıtıcı faaliyetler için yapılacak tasarımlar ve web sayfasının güncellenmesi
UR-GE Projeleri	Tanıtım Materyalleri	UR-GE Projeleri kapsamında firma/küme profil kartları, proje/etkinlik duyuru görselleri, roll-up, el kitapçığı vb. görünürlük materyalleri

 

Teklif İçeriği:

Teklifi veren şirket teklifini gösteren fiyatları ve bunların toplam tutarlarını Türk Lirası olarak belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır. Verilecek teklifte, sosyal medya çalışmalarını da kapsayacak şekilde detaylı fiyatlandırma olmalıdır.

 

Genel Şartlar:

1. Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
2. Teklifler 16/07/2021 tarihi en geç saat 16:00'a kadar kapalı zarf  yolu ile iletilmelidir. Kapalı zarf yolu ile iletilen teklifler bu saate kadar İTKİB evrak kayıt biriminden kayıt altına alınmalıdır.
3. Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir.
4. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır. (Zorunlu belgedir.)
5. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve BİRLİK'i bilgilendirecektir.
6. Şartnamenin firma yetkilisi tarafından her sayfanın kaşelenip imzalanması. (Zorunlu belgedir)
7. Güncel imza sirküleri. (Zorunlu belgedir)
8. Referanslar. (İsteğe bağlı belgedir.)

      Sorularınız için aşağıda yer alan kişi ile irtibat kurabilirsiniz.

İlgili kişi: Salih Diner – salih.diner@itkib.org.tr – 0212 454 03 44

 

ÖDEME ŞARTLARI

 

Ödemeler  İSTEKLİ tarafından düzenlenen faturanın BİRLİK'e tebliğİ, BİRLİK tarafından onaylanması ve BİRLİK'in ödeme takvimine uygun olarak  İSTEKLİNİN  banka hesabına yapılacaktır.

 

 

GİZLİLİK

 

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği'nin (İTKİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 200.000,00 TL (iki yüz bin TL) tutarında cezai şartı BİRLİK'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

 

 

GENEL HÜKÜMLER:

1. İSTEKLİ'nin teklifinin kabulü halinde, BİRLİK ile İSTEKLİ arasında şartname konusu işe ilişkin sözleşme imzalanacak ve ilgili sözleşme, TARAFLAR arasındaki asli hukuki metin olacaktır.

İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez.

2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda BİRLİK defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

3. İSTEKLİ teklifte belirttiği adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.

4.  Şartnameye konu teklifin BİRLİK tarafından kabulü üzerine imzalanacak sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.

6.  İSTEKLİ firma tarafından avans istenmesi durumunda sözleşmenin yapılmasını takiben 5 gün içinde İSTEKLİ, belirlenen oranda teminat çekini veya mektubunu BİRLİK'E sunmakla yükümlüdür. Bu teminat hizmetin İSTEKLİ'den sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. Aksi takdirde, BİRLİK'in söz konusu teminat çekini nakde çevirme hakkı saklıdır.BİRLİK bu teminatın türünü ve niteliğini dilediği gibi tek taraflı olarak değiştirme ve gerekirse ek teminat talep etme hakkını haizdir.

7. Taraflar, işbu Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.

8.  BİRLİK, işbu sözleşmeyi süresiz ve bildirimsiz tek taraflı ve tazminatsız olarak feshedebilir. Böyle bir fesih halinde BİRLİK, Hizmet Veren'in kusuru sebebiyle feshedilmemesi şartı ile Hizmet Veren'e yalnızca fesih tarihine kadar gerçekleştirmiş olduğu yazılı belgelerle ispat edilebilir imalatlar ve hizmetlere ilişkin ödeme yapmakla yükümlüdür.

 

9. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

 

10. Hizmetin istekli tarafından gereken şartlar ve koşullar ile yapılmaması veya yapılamaması halinde sözleşme bedelinin %50 si kadar cezayı ödemeyi kabul ve taahhüt eder. İstekli, belirlenen cezai şart miktarının fahiş olmadığını ve bu bedele itiraz etmeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.

 

ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI,

 

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz.  Şartname konusu işin gecikmesi halinde, BİRLİK, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİ'in, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %1'i oranından cezai şart BİRLİK'e ödenecektir. BİRLİK bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

 

MÜCBİR SEBEP HALLERİ

 

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır.  Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

 

 

 

TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,

b. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,

c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİler,

f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar.

 

 

İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİ'ler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1.Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

 

DEVİR VE TEMLİK

 

İSTEKLİ, işbu şartname konusu işi ve varsa bu iş karşılığında elde edeceği ödeme/hakkedişleri, hasleten hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını BİRLİK'in yazılı onayı olmaksızın, herhangi bir 3.kişiye devir ve temlik edemez. BİRLİK, işbu şartname konusu işten kaynaklı hak ve yükümlülüklerini devir ve temlik hakkını haizdir.

 

TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ:

1.Teklifler, BİRLİK Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.

2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ'lere yazılı olarak bildirilecektir.

İSTEKLİ'ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 

 

 

İHALEDEN VAZGEÇME:

1. BİRLİK gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.

2.İSTEKLİ'ler, BİRLİK'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde BİRLİK'den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

 

 

 

UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

 

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.

 

 

Firma	Teklif (Rakam ile KDV Hariç)	Teklif (Yazı ile KDV Hariç)